Mecanismos para fortalecer la debida diligencia de los beneficiarios de pólizas de seguros, garantías y avales bancarios

Con el fin de implementar mecanismos adicionales de verificación y recordar la debida diligencia que les asiste a las entidades estatales en la validación del origen e integridad de los documentos que soportan las garantías y avales bancarios, contratos de seguro de cumplimiento y los patrimonios autónomos, La Superintendencia Financiera de Colombia y La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, dio a conocer por medio de la CIRCULAR CONJUNTA 001 DEL 20 DE AGOSTO DE 2021 las instrucciones para que los representantes legales de los establecimientos de crédito, entidades aseguradoras, sociedades fiduciarias y entidades públicas, se ajusten a los procedimientos actualmente existentes para facilitar a los beneficiarios e interesados, la confirmación de origen, características y elementos relevantes de las garantías bancarias.

Con el propósito de garantizar su validez, integridad y completitud, las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera deben:

- Expedir a través de documentos electrónicos integrales con valor legal y técnicamente asegurados mediante firmado digital y estampado cronológico, todos los datos de carácter relevante, además, de poseer mecanismos tecnológicos como pueden ser códigos QR, hash, alfanuméricos o CUFE, entre otros, que permitan la verificación en línea, por Internet o a través de aplicaciones móviles.

- Disponer de un punto de contacto telefónico o virtual para que las entidades del Estado puedan solicitar cualquier requerimiento orientado a absolver las consultas que sobre el particular sean pertinentes.

Las entidades podrán dar cumplimiento a las anteriores instrucciones a través de herramientas centralizadas de información, administradas por terceros, sin que ello implique una delegación de su responsabilidad.

Los anteriores mecanismos deberán estar en operación a más tardar en los 30 días calendario siguientes a la fecha de publicación de la Circular referida.